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移动办公软件是否有必要使用?

栏目:HR知识库 日期:2020-01-09 浏览量:186

摘要:

移动办公软件可以让企业人员打破时间、空间的束缚,随时随地的办公,极大地提高办公效率。但移动办公软件是否真的有必要使用呢?本文将为您解答这个问题。

移动办公软件是否真的有必要使用 近年来,移动办公市场势头渐猛,继企业微信、钉钉、飞书之后,华为也携WeLink加入这一战场,证明了移动办公的市场需求愈来愈多。 可是,移动办公软件真的有必要使用吗?移动办公软件真的有必要使用吗?其实还是要结合企业的实际情况。如果企业因时间、空间的限制,工作效率低下、沟通审批流程漫长、基础性管理散乱,这时候就很有必要使用移动办公软件了。 下面从几个方面为大家介绍移动办公软件是如何为企业增速增效的。

一、团队协作不受时间和空间的限制

团队协作中,常常需要多人完成同一文档的内容,常常需要各自完成一部分,最后在汇总到同一文档,容易出现格式不统一、内容重复、内容缺失等问题。而且负责汇总的成员还要从邮件、微信不同平台下载文件,再复制粘贴到一起,容易出错。 这些问题在移动办公软件中,能够得到妥善的解决。例如企业微信中的微文档,可以实现多人在同一文档实时协作,不仅免去了互发文档的麻烦,还可以实时看到对方编辑的内容,根据对方的内容调整自己的部分。 使用移动办公软件进行团队协作,即使团队成员不在同一地点,依然能完成工作内容的实时沟通,打破了时间和空间的束缚,极大地提高工作效率。 移动办公软件

二、审批流程线上化,大量减少人力、财力浪费

举个例子,在零售行业,例如美妆、家电等,送赠品是很常见的促销手段,公司为保证每一个赠品的发放真实有效,需要统一录入台账管理。在移动办公出现之前,主要的方式是复印凭证加人工录入的方式。 但光光复印凭证这一项,就令一线销售人员十分烦恼了。首先需要复印的凭证多,包括赠品的发票、顾客的身份证等,花费时间精力,还容易丢失。其次是人工录入信息多,包括赠品名、价格,客户名字、联系方式、地址等十几项信息,录完之后还要找打印出来寄给公司核对。流程如此繁琐,不仅延长审批流程,还耽误员工的工作时间。 如果使用移动办公软件,一切会变得更加便利。如TOG星球电子云的表单流程功能,公司只要设计好需要回收台账的信息、需要上传的凭证,销售人员在手机上即可填写,拍照上传凭证,提交后,公司即可收到,及时进行核对。整个流程无需复印,无需做表,大大减少人力、财力的浪费。 移动办公

三、有效管理外勤人员

在过去,外勤人员外出作业,具体什么时候到岗、工作完成的效果,公司难以得知真实状况,全凭外勤人员自身的汇报,容易出现员工夸大工作成绩或报喜不报忧的情况,把领导蒙在鼓里,容易出现工作失误,造成人力财力的浪费。 对此,移动办公软件也有相应的解决方案。 在考勤方面,可以使用定位签到+拍照的形式,规范外勤人员的出勤时间。 在工作方面,可以通过手机填表汇报工作情况。例如大型设备销售公司,业务人员经常外出到工地安装设备,公司规定员工在完成工作之后,要在表单上填上客户名称、设备型号等信息,最主要的是还要上传与安装之后的设备的合影,以及设备重要部位的安装情况,便于公司检查员工的工作质量。同时,如果客户反映设备安装有问题时,可以第一时间找到负责安装的员工,及时解决问题。 在这个过程中, 移动办公软件让公司的员工管理更加及时、透明化。 以上,就移动办公软件的三个功能,可以简单地总结为三个词:高效、节流、规范。移动办公软件突破时间和地点的束缚,随时随地办公,工作更加高效;审批流程线上化,节省纸质审批表的费用,大大缩减审批周期;外勤管理使用定位签到等方式,管理更加规范、透明化。 当然,移动办公软件的功能不仅仅只有以上三个方面。而移动办公软件是否真的有必要使用,相信大家的心中已有答案。